Ajankohtaista tietoturva-asiaa!
Päivitetty 29.1.2022
Kalevalaisten Naisten Liitto on ottanut käyttöönsä yhtenäisen, keskitetyn jäsenrekisteriohjelman FloMembers, jossa jokaisella jäsenyhdistyksellä on oma alarekisterinsä. Palvelu on Liiton kustantama, jäsenyhdistysten ilmainen työkalu. Käyttöönottoa varten on järjestetty etäkoulutus. Ikaalisten Kalevalaiset Naiset ry on mukana edellä kuvatussa jäsenrekisteriohjelmassa.
Yksityisyydensuoja on jokaiselle tärkeä asia. Tästä syystä hallitus haluaa kertoa jäsenilleen, kuinka tietoturva-asioita yhdistyksessämme käsitellään. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) astuu voimaan 25.5.2018 ja korvaa täten vuoden 1995 yleisen henkilötietodirektiivin.
Asetuksen tarkoituksena on vahvistaa yksityishenkilöiden henkilötietojen suojaa ja henkilötietojen käsittelyn on oltava tietosuoja-asetuksen mukaista. Tietosuoja-asetus koskee kaikkia sen soveltamisalaan kuuluvia henkilötietoja käsitteleviä organisaatioita. niin rekisterinpitäjiä kuin henkilötietojen käsittelijöitä. Kaikilla yhdistyksillä on rekistereitä ja jokainen yhdistys on rekisterinpitäjä, niin myös Ikaalisten Kalevalaiset Naiset, niinpä meille on tärkeää suojata jäsentemme henkilötietoja ja toimia asetuksen edellyttämällä tavalla.
Alla olevassa tietosuojaa koskevassa rekisteriselosteessa kuvataan muun muassa mitä tietoja keräämme, mitä tarkoitusta varten keräämme niitä ja miten jäsenemme voivat hallita omia tietojaan sekä mikä on se oikeudellinen peruste, jonka mukaan jäsenen tietoja käsitellään.
Rekisteriseloste
Jäsentemme henkilötietoja käsitellään
- yhdistyksen toiminnan järjestämiseksi
- jäsenmaksujen hallinnoimiseksi
- tarvittavien tietojen pitämiseksi oikeina ja ajantasaisina
- yhteydenpidon varmistamiseksi jäsenistöön
- retkiin ja tapahtumiin osallistumisen varmistamiseksi
- Pirta-lehden toimittamisen varmistamiseksi
- jäsenetujen tarjoamiseksi jäsenistölle
- sosiaalisessa mediassa tapahtuvan yhteydenpidon mahdollistamiseksi.
Käsiteltävien henkilötietojen luokkia ovat
- nimi
- osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- retkille ja tapahtumiin osallistuvilta kysytään tarvittaessa mahdolliset ruokarajoitteet
- yhdistyksen järjestämissä tilaisuuksissa otetut valokuvat.
Henkilötietojen käsittelylle on aina oltava laissa säädetty käsittelyn oikeusperuste.
Oikeudellinen peruste:
- jäsenyyden mukaisten ehtojen täyttäminen
- oikeutettu etu, käsittely on tarpeen jäsenen ja yhdistyksen etujen toteuttamiseksi
Henkilötietojesi käsittely perustuu jäsenyyteesi ja olet itse luovuttanut henkilötietosi yhdistyksellemme.
Henkilötietojen siirtäminen:
Jäsenetujen tarjoamiseksi ja Pirta-lehden toimittamiseksi jäsenten henkilötietoja siirretään Kalevalaisten Naisten Liitolle.
Henkilötietojen säilyttäminen:
- jäsenyyttä koskevat henkilötiedot säilytetään pysyvästi
- muita henkilötietoja ei säilytetä pidempään kuin on välttämätöntä käsittelyn tarkoitusta varten
- henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan korkeaa tietoturvaa, koneluettava rekisteri on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin
- henkilötietoja käsittelee nimetty jäsenrekisterinhoitaja
- yhdistyksen järjestämissä tilaisuuksissa otettuja valokuvia, henkilö- ja osallistumistietoja voidaan säilyttää myös matrikkeli-, historiikki- ja yhdistyksen toiminnasta kertovia lehtijulkaisuja varten.
Jäsenrekisteriämme hoitaa rahastonhoitaja Sirpa Suojanen. Jäsen- ja henkilötietoasioissa voit olla yhteydessä hänen kanssaan.Käytännössä tämä tarkoittaa, että tiedot poistetaan, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.
Merkittävä muutos tietosuoja-asetusta sovellettaessa on se, että sinulla Ikaalisten Kalevalaisten Naisten jäsenenä on oikeus pyytää henkilötietojasi tarkastettavaksi, korjattavaksi tai poistettavaksi. Sinulla on myös oikeus kieltää henkilötietojesi käsitteleminen tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelemistä. Sinulla on oikeus tulla unohdetuksi.
Sinulla on oikeus saada luovuttamasi tiedot haltuusi jäsennetyssä, yleisesti käytetyssä ja koneluettavassa muodossa. Toisin sanoen sinulla on oikeus saada jäljennös itseäsi koskevista henkilötiedoista.
Jäsenkirjeessämme huhtikuussa 2018 todettiin henkilötietojen käsittelyä koskeva säädösmuutos ja sen myötä korostunut yksityisyyden suoja. Yhdistyksemme ei ole enää vuosiin kerännyt syntymäaikatietoja, eikä myöskään luovuttanut tietoja ulkopuolisille.
Pyrimme käsittelemään hallussamme olevia henkilötietoja turvallisesti ja luottamuksellisesti, siksi myös tämä seloste löytyy kotisivultamme.
